Le présent règlement a pour objet :

– de préciser les modalités d’application des statuts,
– de mettre en œuvre les principes énoncés dans les statuts,
– de définir concrètement le mode de fonctionnement

L’Office Municipal du Sport comprend :

1. des membres actifs,
2. des membres honoraires,
3. des membres d’honneur,

Seuls les membres actifs adhérents ont voix délibératives au sein de l’O.M.S.

1.1 – MEMBRES ACTIFS ADHERENTS

Sont les associations adhérentes à l’O.M.S.
Peuvent adhérer à l’OMS et devenir membre adhérent :

1. Les associations ou clubs d’éducation physique et sportive de la commune pratiquant la compétition au sein d’une Fédération agréée par l’État
2. Les associations de loisirs ayant pour objet principal de pratiquer uniquement des activités physiques ou de bien être.

 – Modalité d’adhésion
Pour devenir membre adhérent, les structures précitées devront préalablement exprimer le désir d’adhérer à l’O.M.S.

Pour les associations citées aux alinéas 1 et 2, la qualité de membre adhérent deviendra effective après :

• Le vote à la majorité absolue du Comité Directeur,
• La communication de la décision à l’Assemblée Générale,

Le nouvel adhérent à l’OMS ne pourra prétendre à une subvention municipale qu’à partir de la deuxième année de présence (année probatoire).

 – Radiation

Perdent la qualité de membres adhérents, les associations telles que définies à l’article 11 des statuts

• arrêt de la structure
• non-paiement cotisation
• non transmission du dossier subvention (même si aucune subvention n’est sollicitée)

1.2 – LES ASSOCIATIONS SPORTIVES

 – Demande d’adhésion à L’OMS
– Candidature :
Seules les associations ayant leur siège social à TOURCOING pourront demander leur adhésion.
Toutefois les membres du comité directeur se réservent le droit d’accepter l’adhésion d’un club ayant une activité régulière sur la commune ou développant des actions avec l’OMS ou la municipalité.
Seuls les clubs appartenant à une fédération agréée à titre sportif par le Ministère de la Jeunesse et des Sports pourront être admis au sein de l’O.M.S.

     – Dépôt de dossier :
Les associations qui sollicitent leur adhésion au sein de l’OMS doivent déposer un dossier comprenant :

• une présentation de la structure
• les statuts du club
• la composition du conseil d’administration
• la copie de la déclaration au journal officiel
• la copie des diplômes de l’encadrement technique
• les tarifs pratiqués
• du certificat d’affiliation de la Fédération dont dépend l’association
• la situation financière de l’association, et son budget prévisionnel
• et tous autres documents qui auront été jugés utiles par les membres du Comité Directeur.

– Examen de la candidature
Le dossier de candidature sera examiné en commission.
Le président sera invité à présenter l’association au Comité Directeur. Il pourra être accompagné d’un ou plusieurs membres ; en cas d’impossibilité, il pourra se faire représenter par le trésorier ou le secrétaire.

– Vote
Le vote se fera à la majorité absolue à main levée ou à bulletin secret à la demande d’un des membres du Comité Directeur.
Ce vote se fera hors de la présence des représentants de l’association.
Si le vote est positif, l’année probatoire débute à la date du vote du Comité Directeur sous réserve que l’AG entérine cette adhésion

L’association aura été préalablement avertie de la décision du Comité Directeur par courrier.

1.3 – OBLIGATIONS ET DEVOIRS DES ASSOCIATIONS

L’adhésion à l’OMS donne la qualité de membre, cette qualité entraîne des droits et des obligations.
La qualité de membre permet donc :

– de demander des créneaux pour des visites médicales gratuites organisées par l’OMS
– de demander le patronage de l’OMS pour des manifestations,
– de demander l’attribution de distinctions pour les PODIUMS,
– d’avoir accès à une aide via la commission information et accompagnement juridique,
– de bénéficier d’aide à la rédaction du dossier de subventions,
– d’assister aux manifestations organisées par l’OMS,
– d’émettre des vœux écrits pour l’Assemblée Générale
– d’assister aux réunions de formations et d’informations organisées par l’OMS,
– de figurer sur le site internet et dans l’annuaire de l’OMS.

En contrepartie, la qualité de membre oblige :

– à l’adhésion pleine et entière à l’objet de l’OMS tel que défini dans l’article 2 des statuts,
– au respect des Statuts et du Règlement Intérieur,
– d’adresser le dossier commun même s’il ne demande pas de subvention
– l’association à participer de façon active à toutes les manifestations organisées par l’OMS
– à relayer les informations transmises auprès de leurs adhérents
– à s’acquitter de sa cotisation dont le montant est fixé chaque année par l’Assemblée Générale..
– à renvoyer dans les délais impartis les diverses demandes de renseignements et questionnaires qui lui sont adressés.
Toute absence ou retard entraînera une pénalité

2-1- COMITE DIRECTEUR

Composition

L’organisme chargé d’administrer l’Office Municipal des Sports se compose comme suit :

– 7 élus municipaux désignés par l’Administration Municipale
– 3 fonctionnaires municipaux désignés par le Maire et ayant accepté de participer à cet organisme
– 1 représentant de la FAL (Fédération Amicale Laïque) ou de l’éducation
– 24 membres représentant les Associations sportives et d’éducation physique de la Ville de Tourcoing élus par leurs pairs lors de l’Assemblée    Générale annuelle n’exerçant pas de mandat politique au moment du dépôt de leur candidature.

Les praticiens chargés du contrôle médico-sportif sont associés aux travaux du Comité.

Election – Collège électoral

Les 24 membres élus représentent les intérêts du sport à Tourcoing, mais en aucun cas, la cause du club auquel ils appartiennent.

L’appel à candidature sera adressé aux associations au moins 45 jours avant l’Assemblée Générale.
Toute personne candidate devra être membre d’une association affiliée à l’Office Municipal, et devra faire parvenir sa demande, sous couvert du Président du club, au moins 30 jours avant la date de l’Assemblée Générale.

Un club ne peut être représenté que par 3 membres maximum au comité directeur. Dans ses propositions il devra prendre en compte les membres de son club déjà élus.

Les candidatures seront étudiées et validées par le comité directeur.

Seuls les membres des associations à jour de leur cotisation pourront faire acte de candidature.
Les membres des clubs et associations nouvellement admis ne pourront faire acte de candidature que l’année suivante leur admission définitive.
Les membres des associations ayant été exclus pour absences répétées et inactivité par le Comité Directeur ne pourront faire acte de candidature le mandat suivant.

Tout candidat non excusé le jour de l’Assemblée Générale Elective verra sa candidature considérée comme nulle.

Le vote se fera à la majorité absolue à bulletin secret, lors de l’Assemblée Générale élective, par les représentants des clubs, ou leurs mandataires.

Les bulletins de vote sont imprimés par l’Office Municipal des Sports ; la liste des candidats au Comité Directeur est dressée par ordre alphabétique.

Tout bulletin non conforme ou désignant plus de noms que de postes à pourvoir est nul.

Les candidats ayant obtenu le plus de voix sont élus à la majorité relative. En cas d’égalité de voix, le candidat le plus âgé est élu.

Chaque club se fait représenter à l’Assemblée Générale par son Président ou son mandataire, et dispose de :

– 1 voix pour 1 à 50 licenciés

– 2 voix pour 51 à 100 licenciés

– 3 voix pour 101 à 200 licenciés

– 4 voix pour plus de 201 licenciés

Les sections sportives des clubs omnisports sont représentées par discipline sportive.

Fonctionnement

Les membres du Comité Directeur représentant les associations sont élus pour 3 ans et rééligibles par tiers chaque année,

En cas de vacance, le poste est pourvu lors de l’Assemblée Générale suivante, pour le reste du mandat.

Les réunions se déroulent au rythme d’une par trimestre au minimum, et chaque fois que le Comité Directeur est convoqué par son Président ou sur la demande écrite du quart de ses membres.
La validité des délibérations nécessite la présence de plus de la moitié des membres élus.

Les séances du comité directeur donnent lieu à la rédaction d’un compte-rendu.
Le compte-rendu est soumis à l’approbation du comité directeur lors de la séance suivante ; dès lors, il devient consultable par tout membre de l’OMS qui en fait la demande

La présence aux réunions étant jugée nécessaire à la bonne marche de l’O.M.S ; les absences répétées et l’inactivité au sein du Comité Directeur pourront être un des motifs à amener les membres du Comité Directeur à prononcer la radiation d’un membre élu.
Les membres précités seront informés de la procédure et des faits qui leurs sont reprochés par courrier.
Ils seront invités à se présenter devant le comité pour fournir des explications.
La décision sera rendue à l’Assemblée Générale.

Tout membre du Comité Directeur qui manque deux réunions du Comité Directeur dans l’année, sans avoir signalé son absence ou s’être excusé auprès du secrétariat de l’Office Municipal des Sports, perd sa qualité de membre du Comité Directeur, et sera remplacé lors de l’Assemblée Générale suivante.

Un membre élu du Comité Directeur qui n’est plus licencié dans une association membre de l’OMS Tourcoing sera de fait radié (avec vacance de poste jusqu’à la prochaine Assemblée Générale).

2-2 – BUREAU DU COMITE DIRECTEUR

Le bureau du Comité Directeur se compose comme suit :

– 1 Président : ce poste est occupé de droit par l’Adjoint aux Sports ;

– plusieurs Vice-présidents, placés à la tête des commissions créées par le Comité Directeur

– 1 secrétaire ;

– 1 secrétaire Adjoint ;

– 1 trésorier ;

– 1 trésorier Adjoint ;

– 3 assesseurs.

Il est compétent pour régler tous les problèmes de gestion de l’Office dans le respect des statuts, à charge pour lui de rendre compte à la prochaine réunion du Comité Directeur convoqué.

Les travaux administratifs de l’Office sont confiés de façon permanente aux agents du service municipal des Sports. Les postes de Secrétaire et de Trésorier sont réservés aux représentants des sportifs.

2-3 – COMMISSIONS

Le nombre et les fonctions des Commissions sont définis par le Comité Directeur.

Les membres du Comité Directeur désireux de participer aux travaux des Commissions font connaître leur intention au Président de l’Office qui en dresse la liste annuelle.

Tout membre du Comité Directeur peut assister aux réunions de toutes les commissions.

Chaque Commission élit chaque année, parmi ses membres représentant des sportifs, un Président qui acquiert automatiquement la qualité de Vice-président de l’Office Municipal des Sports.

Une commission est tenue de rendre compte de ses activités au Comité Directeur, et en fait une synthèse à l’Assemblée Générale.

L’Assemblée Générale est présidée par le Président de l’OMS.

Chaque association mandatera un délégué à l’Assemblée Générale (le Président ou un membre du club en possession du pouvoir dument régularisé) et disposera de :

1 voix pour 1 à 50 licenciés
2 voix pour 51 à 100 licenciés
3 voix pour 101 à 200 licenciés
4 voix pour 201 licenciés et plus

Les clubs désireux de participer aux travaux de l’Assemblée Générale de l’Office Municipal des Sports doivent faire connaître leur intention et désigner leur (s) délégué (s).

Les questions que les associations désirent voir discuter en Assemblée Générale doivent parvenir par écrit au bureau de l’OMS au moins un mois avant la date de celle-ci.

Tout club non représenté est considéré comme absent à l’Assemblée Générale de l’Office Municipal des Sports et est sanctionné de frais de gestion pour absence de 100€00

La démission ou la radiation par le Comité Directeur d’un ou plusieurs délégués de club n’entraîne pas la radiation du club qui peut proposer d’autres délégués dans les conditions de l’article 13 des statuts.

Cependant un club peut être exclu de l’Office Municipal des Sports et ses délégués radiés sur la décision du Comité Directeur approuvée par l’Assemblée Générale.

1 – PRÉPARATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

 – La convocation, son contenu :
La convocation informera de l’ordre du jour, du nombre de postes à pourvoir
Sera jointe à cette convocation, la procuration qui mentionnera le nombre de voix dont disposeront les membres adhérents.

 – Sa diffusion :
La convocation est envoyée au moins 30 jours à l’avance par courrier ou par mail indiquant l’ordre du jour aux membres adhérents

 – L’ordre du jour
L’ordre du jour est arrêté par les membres du Comité Directeur lors de la réunion qui précède l’Assemblée Générale
Ne devront être traitées, lors de cette assemblée que les questions soumises à l’ordre du jour.
Toutefois toute modification ou proposition sur l’activité de l’OMS pourra éventuellement être abordée à condition qu’elle soit parvenue par écrit au moins un mois avant la date de l’Assemblée Générale sous réserve que le Bureau Directeur ait donné son aval.
Les Membres Adhérents peuvent émettre des vœux écrits. Ceux-ci devront parvenir à l’OMS un mois avant l’Assemblée Générale.

2 – VOTE

. – Scrutin
Le vote par procuration est autorisé. Le vote par correspondance est interdit.
Les décisions seront validées à la majorité absolue des voix présentes.
Seules les VOIX des dites associations adhérentes à l’OMS et à jour de leur cotisation seront comptabilisées.

3 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE.

Elle se réunit extraordinairement soit :

• sur décision du Comité Directeur,
• à la demande d’un tiers des membres du Comité Directeur,
• sur demande de la majorité des membres adhérents à jour de leur cotisation.

Les demandes de subventions présentées sur le dossier commun adressé aux clubs dans le courant du deuxième trimestre devront impérativement être retournées à l’OMS dans les délais demandés.

En cas de carence ou de retard dans le retour de ces imprimés dument complétés et accompagnés des pièces justificatives, les associations s’exposent à la diminution voire à la suppression de leur subvention.

Seuls les dossiers des associations adhérentes à l’OMS et à jour de leurs cotisations seront étudiés.

Les demandes sont examinées en fonction des critères d’attribution
La commission contrôle toute déclaration et pourra demander aux associations de lui fournir toutes les pièces justificatives nécessaires.

La commission finance établit et tient à jour les critères d’octroi des subventions de fonctionnement puis propose au Comité Directeur des critères de répartition de la Subvention.

Les critères de répartition approuvés par le Comité Directeur sont transmis à la municipalité de Tourcoing, à qui il appartient de les appliquer ou non et, éventuellement, de proposer d’autres critères de répartition qu’elle souhaite intégrer dans le calcul de la Subvention Sportive.

L’adjoint aux sports est convié aux assemblées générales.

A ce titre, les associations informeront son secrétariat et le service des sports de la date et heure de cette assemblée un mois avant la tenue de celle-ci.

Les propositions de modification partielle doivent être adressées au Président au moins trois mois avant l’Assemblée Générale.

Les modifications doivent être acceptées en Assemblée Générale comportant plus de la moitié des membres actifs. Si le quorum n’est pas atteint, une seconde assemblée est convoquée dans les 15 jours sans exigence de minimum des membres présents.

En tout état de cause, les modifications sont votées à la majorité des 3/4 des membres présents.