Remboursement des frais kilométriques : de quoi parle-t-on ?
L’immense majorité des bénévoles utilisent leur propre véhicule dans le cadre de leurs activités.
C’est pourquoi, lorsque des bénévoles l’utilisent pour les activités de l’association, il est possible d’obtenir une indemnisation sous la forme d’un remboursement ou d’une déduction fiscale.
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Quels critères pour bénéficier d’une indemnisation de frais kilométriques ?
Pour obtenir un remboursement ou une réduction fiscale des frais kilométriques, les salariés ou bénévoles doivent utiliser un véhicule personnel dans le cadre d’activités profitant à l’association.
L’association doit également contrôler que les bénévoles ou salariés disposent d’un permis de conduire valide, que le véhicule est assuré et que les contrôles techniques obligatoires ont bien été effectués.
Dans le cas d’une indemnisation par réduction fiscale, l’association doit être habilitée à émettre des reçus fiscaux au titre de dons faits par les particuliers.
Ce mode d’indemnisation ne concerne d’ailleurs que les bénévoles, ces derniers ne doivent donc pas recevoir de rémunération ou de contrepartie pour leur engagement.
Par exemple, un pratiquant de sport bénéficie de contreparties à travers l’activité en elle-même. Il ne peut pas demander à son club de rembourser ses déplacements puisqu’il agit dans son propre intérêt, et non celui de l’association.
En revanche, un éducateur bénévole le peut car il agit dans l’intérêt de son club sans contrepartie, ni rémunération.
Quelle que soit la forme d’indemnisation retenue, vous devrez être en mesure de justifier la réalité, la nature et la distance des déplacements réalisés pour l’association.
Comment obtenir le remboursement de ses frais kilométriques ?
Le remboursement sur la base des frais réels
Le premier moyen d’être indemnisé est simple : les bénévoles ou salariés fournissent des justificatifs de chacune de leurs dépenses, puis les soumettent à l’association sous la forme d’une note de frais. L’association rembourse ensuite la somme précise, à l’euro près.
Attention : si l’association en profite pour rembourser plus que le prix déclaré à un bénévole, cela peut être considéré comme une rémunération.
Les conséquences, notamment fiscales, sont nombreuses car l’association sera tenue de requalifier le bénévole en salarié. Ce dernier sera également soumis à l’impôt sur le revenu, alors que le remboursement de frais bénévoles ne l’était pas.
Si l’administration fiscale encourage à utiliser cette méthode, les associations ne sont pas toujours en mesure d’obtenir autant de justificatifs et de rembourser de manière si précise.
Bien qu’il faille tout de même être capable de justifier les dépenses, elles utilisent alors un système plus souple : le barème kilométrique.
Le remboursement sur la base du barème kilométrique.
Si vous choisissez cette option, le montant à déclarer doit alors être calculé à partir du forfait kilométrique fixé annuellement par l’administration fiscale.
Ce barème tient compte du type de véhicule, de la puissance fiscale du véhicule (CV), de la distance parcourue au cours de l’année,.
Comment obtenir une réduction fiscale sur ses frais kilométriques ?
La réduction fiscale des frais kilométriques.
Contrairement aux deux premières méthodes d’indemnisation, cette troisième ne peut concerner les salariés, mais uniquement les bénévoles. Elle est souvent plébiscitée pour sa simplicité et parce qu’elle permet de ne pas faire peser le remboursement sur les finances de l’association.
Il s’agit en effet de renoncer au remboursement des frais kilométriques afin de les transformer en don à l’association, éligible à une réduction fiscale. Pour en bénéficier, le bénévole doit ainsi avant toute chose expressément renoncer au remboursement par écrit. Ensuite, pour calculer le montant concerné, il faut à nouveau se référer à un barème kilométrique.
Une fois le montant calculé, il suffit de le déclarer comme on le ferait pour un don à une association ouvrant droit à réduction d’impôt.
Barème de la réduction fiscale liée aux frais kilométriques
Au regard de la loi française, seuls les frais dûment justifiés devraient permettre de bénéficier d’une réduction d’impôt. Il reste malgré tout possible d’utiliser ce forfait pour que les frais liés à l’usage d’un véhicule le soient aussi.
Pour la déclaration de l’année 2023, portant sur l’année 2022, le barème applicable aux bénévoles est devenu le même que pour les salariés.
Rappelons enfin que l’usage du barème ne vous met pas à l’abri d’un contrôle des autorités fiscales. Vous devrez donc toujours être en mesure de démontrer la véracité des kilomètres parcourus. Assurez-vous de conserver des justificatifs au cours de l’année.